Mit tehetünk, ha a könyvelő elérhetetlen, és nem adja vissza az iratokat?
A vállalkozásnak ilyen esetben azonnal cselekednie kell, hogy újra megteremtse a működéséhez szükséges feltételeket.
A könyvelők és vállalkozások közötti együttműködés alapja a bizalom és a professzionalizmus. Azonban előfordulhat, hogy a könyvelő elérhetetlenné válik, és nem adja vissza a cég könyvelési anyagait, ami komoly problémákat okozhat. Ilyen helyzetben a cégvezetők gyakran tanácstalanok, mit tehetnek a helyzet megoldására. Ebben a blogbejegyzésben részletesen megvizsgáljuk, milyen jogi lépéseket tehetünk, és hogyan biztosíthatjuk a könyvelés folytonosságát ilyen nehéz helyzetben.
A törvényi háttér
A cégvezetők elsődleges feladata a jogszabályok betartása, ideértve a könyvelésre vonatkozó előírásokat is. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 78. § (1) bekezdése egyértelműen kimondja, hogy a cég köteles az összes bizonylatot, könyvet és nyilvántartást az adóhatósághoz bejelentett helyen őrizni. Fontos, hogy ezek az iratok nem maradhatnak a könyvelő székhelyén, csak a könyvelés idejére kerülhetnek oda.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Sztv.) 169. §-a tovább erősíti ezt az előírást, kimondva, hogy a könyvelő köteles a bizonylatokat és egyéb dokumentumokat a megbízási szerződésben vállalt feladatok elvégzéséig megőrizni. Az üzleti évről készült beszámoló elfogadása után a könyvelőnek vissza kell adnia ezeket az iratokat a megbízónak.
Ha az iratok rendelkezésre állnak, akkor a vállalkozás megbízhat egy új könyvelőt, aki biztosítja a könyvelés folytonosságát. Cégvezetőként ne csodálkozzunk, ha a könyvelőnek ilyenkor egy korábbi időponttól kezdve kell dolgoznia és az átvétellel többlet munkája (és költsége) keletkezik: ez csak azt jelenti, hogy lelkiismeretesen és szakszerűen végzi a munkáját.
Mi a teendő, ha a könyvelő nem adja vissza az iratokat?
Amennyiben a könyvelő nem teljesíti ezen kötelezettségeit, a cégvezetőnek írásban, tértivevényes levélben kell felszólítania a könyvelőt a dokumentumok visszaszolgáltatására. Ebben az írásbeli felszólításban határidőt kell megszabni, amelyen belül a könyvelőnek vissza kell adnia az iratokat. Célszerű a levél megírásával vagy a határidővel nem sokat várni, hanem minél gyorsabban lépéseket tenni.
Ha a könyvelő továbbra is elérhetetlen, vagy nem hajlandó visszaszolgáltatni a dokumentumokat, a cégnek jogi úton kell érvényesítenie jogait. Ennek érdekében a bírósághoz fordulhat, hogy kötelezzék a könyvelőt a bizonylatok visszaadására, és adott esetben felelősségre is vonják.
Hogyan biztosítható a könyvelés folytonossága?
Az iratok hiánya komoly nehézséget okozhat, különösen akkor, ha új könyvelőt kell megbízni, aki nem rendelkezik a szükséges nyitó adatokkal. Ilyen esetben a cég rendelkezésére álló információk – például bankszámlakivonatok, adófolyószámla-kimutatások, készletleltárak – alapján kell a nyitóértékeket lekönyvelni.
Az Sztv. előírásai szerint a beszámolóban minden tételnél fel kell tüntetni az előző üzleti év megfelelő adatait. Amennyiben ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, a cég nem tudja teljesíteni beszámolási kötelezettségeit, ami súlyos jogi következményekkel járhat. Így minden elérhető adatot fel kell használni, és leltárt kell készíteni a meglévő eszközökről és kötelezettségekről.
A megbízott új könyvelő ezt el tudja végezni, de természetesen a megbízása előtt tisztáznia kell a feleknek, hogy az új könyvelő egy részben tisztázatlan helyzetbe lép be, és a feladata a könyvelési alapok megteremtése, a folytonosság megőrzése is. Ilyen esetben a könyvelőnek nagyon sok extra munkája keletkezik, amelyet természetesen a megbízójának kell megtérítenie.
Például ha a Könyvelők.hu portálon keres a vállalkozás könyvelőt, akkor az ajánlatkérés megjegyzés rovatában legalább egy mondatban tisztáznia kell, hogy az előző könyvelő nem elérhető és a könyvelést visszamenőleg is el kell végezni.
A könyvelő elérhetetlensége és az iratok visszaadásának elmaradása komoly problémát jelenthet egy cég számára. Ilyen helyzetben fontos, hogy a cégvezető először kommunikációs, azután jogi lépéseket tegyen a dokumentumok visszaszerzése érdekében, és mindent megtegyen a könyvelés folytonosságának biztosítása érdekében. Az iratok hiányában rendelkezésre álló adatok alapján történő könyvelés lehet az egyetlen megoldás, amellyel elkerülhetők a súlyosabb következmények. A cég számára tehát kulcsfontosságú, hogy mindig legyen egy megbízható, hozzáférhető könyvelő, aki a törvényi előírásoknak megfelelően kezeli a dokumentumokat.
Mi történik akkor, ha az ügyfél "felejti" a könyvelőnél a könyvelési anyagot?
Könyvelőként hogyan kezeljük azokat a könyvelési anyagokat, amelyeket az ügyfelek nem vittek el a szerződés megszűnése után? Az ügyfelek által hátrahagyott könyvelési anyagok tárolása problémát jelenthet a könyvelőknek. Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) alapján a cégek kötelesek a könyvelési bizonylatokat és nyilvántartásokat a NAV-hoz bejelentett helyen őrizni. A törvény szerint azonban ez a hely nem lehet a könyvelő székhelye. Ezért a könyvelő felelőssége csak addig tart, amíg a megbízási szerződésben vállalt feladatokat el nem végzi.
A könyvelési anyagok tárolására vonatkozó kötelezettség a könyvelő számára akkor ér véget, amikor az adott üzleti évről készült beszámolót elfogadják, vagy a szerződés más okból megszűnik. Kivételt jelent, ha a könyvelő kifejezetten vállalta az iratok tárolását, de még ekkor is megszűnik a tárolási kötelezettség a szerződés felbontásával.
Ha az ügyfél nem hajlandó átvenni a könyvelési anyagokat a szerződés megszűnését követően, az írásos tájékoztatást javasoljuk. A könyvelő küldjön egy hivatalos értesítést az ügyfélnek, amelyben felszólítja az iratok átvételére egy adott határidőig. Ezzel a lépéssel biztosíthatja, hogy eleget tesz a jogszabályi előírásoknak, és elkerüli a felesleges tárolási költségeket és felelősséget.