Hogyan ellenőrizzük a számlát befogadás előtt?
Mitől lehet nem megfelelő a számla?
Fontos, hogy a nem megfelelő / fiktív számla esetében általában az állami adóhatóság vitatja, hogy a felek közötti gazdasági esemény egyáltalán megtörtént, vagy ugyan megtörtént, de nem olyan formában, ahogy azt a számla tükrözi. Továbbá állíthatja, hogy az ügylet nem a szerződésben feltüntetett felek között jött létre.
Hogyan tudjuk ellenőrizni a számlákat?
1. Cégellenőrzés
Ellenőrizzük le partnerünk cégének és cégadatainak valódiságát. Ezt ma már könnyedén megtehetjük a nyilvános cégadatbázisból, amelyet a www.e-cegjegyzek.hu oldalon érünk el. Az innen letöltött cégkivonaton ellenőrizhetjük a cég hivatalos nevét, székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát.
Egyéni vállalkozók esetében ugyanezt a lekérdezést a nyilvános Egyéni vállalkozások nyilvántartása oldalon tehetjük meg.
NAV oldalán ellenőrizhető a partner adószámának státusza.
2. A jogosultság ellenőrzése
Győződjünk meg arról, hogy a partner céget képviselő ember milyen minőségben képviseli a céget. A cégkivonatból egyértelműen láthatjuk, ha az az ügyvezető. Egyéb esetben tisztázzuk, hogy a velünk kapcsolatban álló illető az milyen minőségben kapcsolódik a partnercéghez (alkalmazott, megbízott stb.)
Ha a cégkivonatban a következőket olvassuk: végrehajtás, felszámolás, végelszámolás
- végrehajtás nem jelent gondot számlázás tekintetében, ugyanis a cég működik tovább, tevékenységét végzi. Az ügyvezető felelőssége, hogy megfelelően fizesse a végrehajtás alatt álló adósságot.
- felszámolás esetében felszámoló „ügyvezeti” a céget. Ez esetben ritkább, hogy tevékenykedik a cég, de előfordulhat, hogy a tartozások kifizetése érdekében működik tovább. Elképzelhető, hogy a cégnek a későbbiek során helyreáll a likviditása és visszaáll normális menetbe a cég. A számlázás szempontjából ez sem jelent akadályt.
- végelszámolás esetén gyakorlatilag soha nem számláz a cég, nem tevékenykedik tovább.
3. Adószám ellenőrzés
Az adóalanyok lekérdezését megtehetjük az állami adóhatóság (NAV) vonatkozó oldalán. Ellenőrizhetjük partnerünk adószámának helyességét, továbbá áfakörét.
Ezenkívül ugyanitt lekérdezhető a felfüggesztett vagy törölt adószámosok listája. Bármelyik eset áll fenn, megrendelőnk nem számlázhat, ezért számláját nem is fogadhatjuk be.
Közösségi adószám ellenőrzéshez használjuk az Európai Bizottság Közösségi adószám megerősítés oldalát.
4. Székhely ellenőrzése
A székhely ellenőrzés egyszerű módja, ha a partnerrel kötendő szerződést a cég székhelyére tértivevényes levélként küldjük ki. Ebből egyértelműen látjuk majd, hogy a cég megtalálható-e a székhelyén.
5. Szállítólevél vagy teljesítés igazolás
A partnerrel lefolytatott gazdasági eseményt igazoljuk vagy támasszuk alá a gazdasági eseményt és annak részleteit (pl. átadás, kifizetés) minél részletesebben leíró, bemutató, tükröző szállítólevéllel vagy teljesítési igazolással. Ez mindkét fél érdeke, hiszen nem fiktív számlázásról van szó.
6. Adószám szerepeltetése a számlán
Már maga az adóhatóság is megköveteli, hogy nagy összegű ügyletek esetében mindkét fél azonosítható legyen. Kétmillió forintot elérő vagy meghaladó áfatartalommal rendelkező számla esetén kötelező adattartalom a számlakibocsátó megbízó adószámának szerepeltetése a számlán.
7. Fordított adózásban szereplő partner nyilatkoztatása
Amennyiben nem tudjuk partnerünkről eldönteni, hogy alkalmazható-e esetében a fordított adózás, úgy az érintettség valószínűsítése érdekében kérhető a másik féltől, hogy erről nyilatkozzon vagy lehetőség van ez ügyben az állami adóhatósághoz fordulni az egyes adóalanyokat illetően tájékoztatásért.
8. Bankszámla ellenőrzése
A cég bakszámláját és számlavezető bankját ellenőrizhetjük a cégkivonaton, ugyanis a cég hivatalos bankszámlája bejelentésre kötelezett. Egyéni vállalkozók esetében lehetőség van arra, hogy az egyéni vállalkozó a magán bankszámláját használja vállalkozásához. Bankszámlaszám ellenőrzéshez indíthatunk 100 Ft-os próbautalást partnerünk részére, amelyet téves utalásként később visszautaltathatunk.
9. Számlázó program megbízhatósága
Ahhoz, hogy elkerüljük egy esetleges fiktív számla befogadását, elengedhetetlen, hogy a számla, amelyet befogadunk, megfeleljen a hatályos jogszabályi előírásoknak, formai elvárásoknak, eleget tegyen a vele szemben támasztott adattartalmi követelményeknek. Gyanús lehet, ha a számlán alap tartalmi elemek hiányoznak.
MINDEN SZÁMLÁN KÖTELEZŐ FELTÜNTETNI
- számla kibocsátás kelte
- számla sorszáma, amely a számlát egyértelműen azonosítja
- számlakiállító neve, címe, adószáma
- vevő neve, címe
- belföldi adóalany esetén a vevő adószáma (a magánszemélynél nincs adószám!)
- értékesített termék/szolgáltatás megnevezése
- értékesített termék/szolgáltatás mennyisége
- értékesített termék/szolgáltatás nettó egységára (adó nélküli értéke)
- számla nettó értéke (adó nélküli értéke)
- az ÁFA százaléka és értéke
OPCIONÁLIS (NEM KÖTELEZŐ) ADATOK
- fizetési mód (a gyakorlatban általában minden számlán fel van tüntetve)
- fizetési határidő (a gyakorlatban általában minden számlán fel van tüntetve)
- értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése (pl. VTSZ / SZJ / TESZOR
szám, stb.)
A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat az ÁFA törvény 169. §-a tartalmazza tételesen, viszont sokak számára nehezen értelmezhető jogi szövegkörnyezetben.
10. Szerződés
A 200 ezer forintot meghaladó szolgáltatásról szóló számla esetében mindenképpen olyan dokumentum kísérje a számlát, mellyel igazoljuk a szolgáltatást és annak életszerűségét. Ez lehet egy szerződés, egy megállapodás, keretszerződés, eseti megrendelés, levelezés a megrendelésről, más. Az azonos üzleti partnertől azonos jogcímen kapott számlaösszegek egybeszámítandók a 200 ezres korlátnál.
11. A számla pénzügyi rendezése
A készpénz fizetési módú számla pénzügyi rendezése egyértelmű, maga a számla
bizonylat elegendő. Ha az átutalásos számlát nem banki utalással, hanem
készpénzben rendezzük, akkor mindig legyen e tranzakcióról nyugta, kapott
pénztárbizonylat, átadás-átvételi elismervényünk. A pénztárjelentésben a
készpénzmozgással egyidejűleg rögzítsük a tételt.
Milyen következménye lehet a fiktív számla befogadásának?
Fiktív számla befogadása esetén bírság szabható ki a számla befogadójára, amely bírság mindig a vevőt terheli. A bírság mértéke a befogadott fiktív számla áfa és társasági adó tartalma és a számla teljesítési időpontjától számított késedelmi kamat.
Skarufa Ágnes 2026.01.15